בין אם אתם מתכננים אירוע לעבודה או סתם בשביל הכיף, יש הרבה דברים שצריך לעסוק בו. אנשים רבים חושבים לעריכת אירוע זה פשוט כמו להתקשר לקייטרינג ולבקש מהם לארגן את המסיבה שלכם, אבל יש בזה הרבה יותר מזה. תהליך הפקת אירועים אפקטיבי כולל שלבים רבים, החל מבחירת מקום והעסקת ספקים ועד ליצירת סדר יום ולוודא שכל האורחים שלכם מגיעים בזמן! כך אנו ממליצים לבצע כל אחד מהשלבים הבאים:
כיצד להפיק אירועי חברה באופן הנכון ביותר?
הפקת אירועים היא תהליך. יש לו שלבים רבים, וכל צעד הוא תהליך אינדיבידואלי בפני עצמו. לדוגמה, הצעד הראשון עשוי להיות למצוא מקום ולהזמין אותו; השני יכול להיות ספר פרפורמרים; השלישי יכול להיות עיצוב פליירים או פוסטרים; וכולי. ניתן לתאר הפקת אירועים כמו סדרה של שלבים או סט של שלבים שצריכים לקרות לפני שאירוע מתרחש.
תהליך הפקת האירועים הוא סדרה של שלבים שעליכם לבצע על מנת שהאירוע שלכם יצליח. עם זאת, כל אירוע הוא שונה ויש לו דרישות ייחודיות משלו. ישנם סוגים רבים של אירועים: כנסים, כנסים, פסטיבלים ותערוכות הם רק כמה דוגמאות. כל סוג דורש אלמנטים שונים על מנת שהכל יתנהל בצורה חלקה ביום האירוע עצמו. לדוגמה, אם אתם מפיקים פסטיבל חוצות שבו יהיו הופעות מוזיקה חיה לאורך כל היום אז זה ידרוש ציוד סאונד כמו רמקולים ומיקרופונים; בעוד שאם האירוע שלך היה בתוך הבית ללא השתתפות קהל אז הציוד הזה לא היה נחוץ כלל!
כיצד להפיק אירועים עסקיים?
השלב הראשון בתהליך הוא לקבוע איזה סוג של אירוע אתה מתכנן. המקום והתקציב יהיו תלויים בסוג האירוע ולכן חשוב לדעת בדיוק איזה סוג אתם רוצים לפני שמתחילים לחפש מקומות ולהזמין ספקים.
סוג האירוע ישפיע גם על תהליך ההפקה שלך, כמו גם על כמה זמן וכסף נדרש לתכנן אותו. אם קונצרט בחוץ מתאים יותר ממסיבת ארוחת ערב רשמית, אז זה יכתיב כמה עבודה מושקעת בהקמת רמקולים לעומת שולחנות/כסאות בכל שולחן; או כמה אורות חייבים להיות תלויים מעצים או עמודים מסביב לאולם חיצוני לעומת היכולת להסתמך על אור הסביבה שמגיע מבניינים סמוכים או פנסי רחוב עבור מקומות מקורים (שעשויים לדרוש פחות חשמל).
הדבר הראשון שתצטרכו לעשות הוא לקבוע כמה כסף יעלה האירוע שלכם, כולל כל ההוצאות כמו דמי השכרת מקום ועלויות קייטרינג. זה יכול להיות קשה מכיוון שיש כל כך הרבה דברים שונים הקשורים בתכנון אירוע: אוכל ומשקאות, בידור (כגון מוזיקה), קישוטים או אביזרים להופעות או נאומים…הרשימה עוד ארוכה! אם זה נשמע כמו משהו שעשוי לגרום לך להיות ער בלילה לדאוג כמה הכל יעלה, אל תדאג – יש לנו כמה טיפים ליצירת תקציב ריאלי למטה!
ברגע שיש לך מושג מה יהיה התקציב הכולל שלך (כולל כל העלויות המשוערות), הקדישו זמן מהסתכלות בגיליונות האלקטרוניים ורשמו רעיונות או תוכניות היכן עוד הכספים הללו יכולים להגיע מעבר למכירת כרטיסים או חסויות בלבד. . חשבו אם יש מקורות מימון זמינים דרך ארגונים מקומיים כמו ממשלות ערים או מלכ"רים; אולי אפילו לשקול להגיע מעבר לישויות מקומיות בלבד על ידי פנייה לקרנות הממוקמות מחוץ לעיר שעשויות להיות מעוניינים לתמוך בסצנת האמנויות גם כאן!
השלב הבא הוא לקבוע איזה סוג של מקום אתה צריך. ראשית, חשוב על גודל החלל שאתה מחפש. האם אתה רוצה מקום קטן שיכול להכיל 100 אנשים או פחות? או שאתה צריך משהו גדול יותר? אולי אפילו ענק!
לאחר מכן, קבע מי יזמין וישלם עבור המקום הזה. אם מדובר במתכנן אירועים בחברה שלך, סביר להניח שהוא או היא יטפלו בכל הפרטים עם מי שמחזיק או מנהל את המקום המדובר. עם זאת, אם מדובר בגורם חיצוני (כמו חברה אחרת), ייתכן שיהיו כמה צעדים נוספים הכרוכים בהבטחת שיתוף הפעולה שלהם וכן בקבלת תשלום עבור כל השירותים הניתנים על ידם (למשל, מאבטחים).
מה מטרת האירוע הזה?
מהן המטרות והמטרות שלה? האם הם מתיישבים עם הצהרת המשימה והחזון של הארגון שלך? אם לא, כיצד ניתן לשנות אותם כך שיתאימו להצהרות אלו (ודאגו לעדכן אותם).
באיזה גוון יש להשתמש בכל ההיבטים של מסע הפרסום הזה, מהודעות ועד קישוטים – מזדמנים או רשמיים; רציני או הומוריסטי; קליל אך מקצועי או רציני ומקצועי בלבד…וכן הלאה.
תהליך הפקת אירוע טוב כולל שלבים רבים : לתהליך הפקת אירועים יעיל יש הרבה שלבים. חשוב לתכנן מראש, להבין היטב מה אתם רוצים להשיג ולוודא שלכל מי שמעורב בתכנון יש גישה לכל המידע שהוא צריך. ככל שתדע יותר על הקהל והמקום שלך, כך האירוע שלך יהיה טוב יותר.
לסיכום, תהליך ההפקה לאירועים הוא ארוך ומסובך. אבל אם אתם רוצים לערוך מסיבה נהדרת או לארח אירוע חברה מרשים, שווה להקדיש זמן לתכנון נכון מתחילתו ועד סופו.